En formation, l'e-mail est un sujet fréquent, que nous abordions la gestion du temps et des priorités, le classement ou la rédaction par exemple. Cet écrit concerne en effet un nombre important de fonctions. Il est également intéressant de noter qu'il provoque des avis tranchés.

Il faut d'abord comprendre que les entreprises ont dû faire face, à l'aube du 21ème siècle, à l'invasion fulgurante de ce média, simple d'utilisation et rapide dans la transmission de l'information. Si elles n'ont pas su anticiper le besoin de réorganisation qu'il impliquait, à leur décharge, il était difficile d'en imaginer les conséquences.

Ensuite, on peut s'arrêter sur quelques-uns des effets négatifs de l'e-mail : augmentation des urgences, de l'information et du stress, perte de communication et de coordination au sein des équipes et contrôle accru des hiérarchies. Mais n'oublions pas tout ce qu'il facilite, même si certains éléments s'opposent à ce qui vient d'être énoncé : des temps de réponse réduits, le partage de documents de natures très diversifiées, une meilleure organisation des tâches, une accessibilité à l'autre et à la hiérarchie aisée et un travail collaboratif plus fluide.

Pour conclure, ce n'est pas l'outil qu'il faut remettre en question mais la façon dont les entreprises et leurs salariés l'utilisent. Réfléchir sur les pratiques de la communication électronique au sein de la structure et/ou rédiger une charte pour son usage font partie des nombreuses pistes pour améliorer la productivité des équipes.

La communication par e-mail est un sujet passionnant et complexe à ne pas négliger. En effet, son optimisation participe à notre mieux-vivre ensemble dans nos univers professionnels respectifs.

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